Hallo Leute, mich würde mal interessieren ob Ihr auch ein Papierloses Büro betreibt und wie.
Ich praktiziere das schon einige Jahre unter Windows und jetzt auch unter Linux. Meine Geräte, Software und Vorgehensweise:
Geräte
- Dokumentenscanner Fujitsu ScanSnap 1300i (mit dem scanne ich fast alles ein)
- HP Officejet Pro 8610 (für Buchseiten, nicht Knickbare Dokumente und mal zum Drucken)
- Synology 920+ (dient mir zur Ablage aller meiner Dokumente)
- Smartphone mit Synology Apps, da kann ich von Unterwegs locker auf alles zugreifen
Software
- gscan2pdf (finde ich sehr einfach und ich kann alles Einstellen was ich benötige)
- Ocular (einfach aber guter Dokumentenbetrachter)
- Teseract (für die Texterkennung)
Vorgehensweise
Als erstes habe ich mal meine tägliche Post untersucht. Bei Werbung oder unwichtigem Zeugs habe ich die Gegenstelle angeschrieben und eine erneute Zustellung untersagt. Handyrechnungen etc. konnte ich von Post auf E-Mail umstellen. So habe ich mal meinen Briefkasten entlastet und tue auch noch indirekt etwas für die Umwelt.
Alles andere sammle ich und scanne es unregelmäßig alle paar Wochen mal ein. Beim Abspeichern habe ich mir folgende Format angewöhnt z.B. 2022-02-12_AussagekräftigerName.pdf, das Ganze dann in eine, für mich geeignete, Ordnerstruktur abgelegt.
So benötige ich kein extra Programm für mein Papierloses Büro und kann mittels der allgemeinen Suche alles finden.
Bei Dokumenten die ich per E-Mail bekomme oder downloade gehe ich genau so vor.
Vielleicht macht Ihr es ähnlich, anders oder sogar besser. Würde mich freuen wenn sich hier eine Diskussion bildet.
Grüße
root23