Papierloses Büro unter Linux

So ganz papierlos ist es hier auch nicht.

Wichtige (oder was ich als wichtig ansehe) Papiere werden abgeheftet und verschwinden in Ordnern, nachdem sie gescannt wurden. Gescannt wird noch viel mehr, denn die Daten brauchen ja kaum Platz. in 38 Jahren ca. 34GB an Dokumenten geht ja noch. Das sind jetzt nur Texte und Bilder, die Informationen enthalten, von der Gebrauchsanweisung über Typenschilder bis zu Versicherungsmitteilungen und Kontoauszügen.

Drucken tue ich nur Dinge, die ich wirklich offline brauche oder die an die Wand gehängt werden.

Man könnte sagen, mein Scanner hat immer zu tun, wenn Papier-Post kommt. Er speichert alles hier im Haus auf einen Dateiserver, von wo aus die Sachen dann auf einem Rechner bearbeitet und in die Dokument-Hierarchie einsortiert werden. Von da aus wieder auf einen anderen Server, über den sie von allen anderen Rechnern fertig abgerufen werden und Bearbeitungen/Antworten wieder da hin zurück wandern und sich wieder verteilen. So in der Art, wie früher das Mausnetz oder andere Mailbox-Netze funktioniert haben. So gibt es auch Backups, ohne dass ich jetzt besondere Sicherungen anlegen müsste, die BackInTime natürlich auch wieder auf einem anderen Rechner automatisch anlegt.

Die Frage ist nicht, ob ich paranoid bin, sondern ob ich paranoid genug bin.

Ich halte das so ähnlich, wichtige Papiere die per Briefpost kommen werden gescannt und abgespeichert. Bei uns in Österreich nutze ich schon eine Weile das "E-Brief" Service unserer Post. Da kommen die Schreiben dann gleich per PDF - brauche ich nur mehr zu speichern.
Die sind dann in der Cloud bei Dropbox gespeichert. Da kann es bei uns daheim auch brennen - die Daten sind trotzdem vorhanden.

Zitat von root23

Für den Fall das Zuhause mal etwas passiert suche ich auch noch eine Lösung. Ich sichere zwar alles auf der NAS und mache auch ein Backup, dass ich in einen Safe lege. Aber so extern und sicher wäre natürlich auch noch was.

Die PDFs verschlüsselt auf einen USB-Stick packen (z. B. mit Veracrypt) und dann bei Freunden, Bekannten oder auf Arbeit hinterlegen?

Und beim nächsten Besuch den Stick gegen eine aktuelle Sicherung austauschen.

Zitat von Sojan

Die PDFs verschlüsselt auf einen USB-Stick packen (z. B. mit Veracrypt) und dann bei Freunden, Bekannten oder auf Arbeit hinterlegen?

Und beim nächsten Besuch den Stick gegen eine aktuelle Sicherung austauschen.

...oder verschlüsselt auf einen Stick, Speicherkarte oder eine Festplatte, die man immer bei sich hat.

Ich betreibe einen kleinen Homeserver und mein Scanner ist mit diesem verbunden. Briefe, Dokumente, etc kann ich so auf Knopfdruck einfach scannen. Da ich einen Dokumenteneinzug (nennt man das so?) am Scanner habe, geht das auch relativ flott.

Diese automatisch generierten PDF werden dann auf dem Server ebenfalls automatisch einem OCR unterzogen. Einmal die Woche - nach Lust und Laune - sortiere ich dann diese Dokumente in Ordner ein.

Grundsätzlich passiert das bei mir alles auf dem Laptop, wird dann aber automatisch einmal auf dem Server gespiegelt und einmal in der Cloud. Unregelmäßig stecke ich eine verschlüsselte Festplatte ein und sichere alle Dokumente zusätzlich auf dieser. Die steckt immer bei mir im Rucksack und ist damit auch relativ sicher, was häusliche Schäden wie z.B. Feuer betrifft.

Zusätzlich habe ich am Smartphone eine sehr gute Scanner-App, die tatsächlich hervoragende Scans anfertigt. Diese Scans landen ebenfalls im selben Ordner auf Server und Laptop.

Noch ergänzend zu Sojan : Wenn man bei Freunden oder Bekannten eine Fritzbox hat, kann man da ja einfach einen USB-Stick einstecken. Dann einen eigenen Ordner darauf erstellen und einen Benutzer anlegen, der genau darauf zugreifen darf. So hat man ein "Cloud-Laufwerk", auf welches man 24/7 zugreifen kann, räumlich getrennt ist und dank lokaler Verschlüsselung vor dem Upload auch relativ sicher.

Zitat von Stardenver

Zusätzlich habe ich am Smartphone eine sehr gute Scanner-App, die tatsächlich hervoragende Scans anfertigt. Diese Scans landen ebenfalls im selben Ordner auf Server und Laptop.

Wie heißt diese Scanner-App?

Zitat von cboe

Wie heißt diese Scanner-App?

Am iPhone nutze ich Scanner Pro, welche ich damals noch vor den Abo-Zeiten erworben habe. Auf dem Android Device verwende ich Genius Scan oder Scan Genius oder so. Habe das gerade leider nicht vor mir liegen.

Nur mal so als kleinen Vergleich:

Das hier ist die Ausgangssituation

Und daraus macht Scanner Pro dann ganz automatisch (muss nicht mal den Auslöser drücken) das hier:

Was für ein Format gibt Scanner Pro heraus?

Zitat von Currock

Was für ein Format gibt Scanner Pro heraus?

PDF oder JPEG. Bei OCR halt PDF, logo. Grundsätzlich kannst du aber wählen.

Bei den PDF gibt es analog Fotos auch Metadaten wie Author, Keywords, Title, Creator, Subject...

Arbeitet ihr damit? Und wenn ja, wie nutzt ihr sie?

Bin gerade dabei, mein Archiv umzugestalten und überlege, ob ich die Tags sinnvoll einbinden könnte.

-$ exiftool test.pdf 
ExifTool Version Number         : 12.30
File Name                       : test.pdf
Directory                       : Archiv
File Size                       : 1032 KiB
File Modification Date/Time     : 2021:11:17 12:59:23+01:00
File Access Date/Time           : 2022:02:21 07:58:45+01:00
File Inode Change Date/Time     : 2021:11:17 13:12:50+01:00
File Permissions                : -rw-r--r--
File Type                       : PDF
File Type Extension             : pdf
MIME Type                       : application/pdf
PDF Version                     : 1.4
Linearized                      : No
Create Date                     : 2021:11:17 12:59:23+01:00
Author                          : NAPS2
Modify Date                     : 2021:11:17 12:59:23+01:00
Page Count                      : 7
XMP Toolkit                     : Adobe XMP Core 5.1.0-jc003
Format                          : application/pdf
Keywords                        : 
Producer                        : PDFsharp 1.50.4589 (www.pdfsharp.com)
Creator Tool                    : NAPS2
Part                            : 1
Conformance                     : B
Creator                         : NAPS2
Title                           : Unbekannt
Subject                         : 
Description                     : Eingelesenes Bild

Mal ne frage zu dem OCR, nutzt ihr das durchsuche jemals? Denn ich hatte bisher nie die Notwendigkeit dazu.

Zitat von Tealk

Mal ne frage zu dem OCR, nutzt ihr das durchsuche jemals? Denn ich hatte bisher nie die Notwendigkeit dazu.

Ich suche gelegentlich Umsätze in den Kontoauszügen.

Und bevor Stardenver sich beschwert, dass das doch auch im Terminal möglich sein müsste...

 pdfgrep -r -i "sertronics" ~/Kontoauszüge

Zitat von Tealk

Mal ne frage zu dem OCR, nutzt ihr das durchsuche jemals? Denn ich hatte bisher nie die Notwendigkeit dazu.

Die Suche in Ordnern und Dateien habe ich ständig im Gebrauch. Da ich viele Zeitschriften, Bücher, Sammlungen und natürlich persönliche Schreiben habe ist das durchsuchen eine praktische Sache. In Sekundenschnelle hat man einen Überblick wo was steht bzw. wo man es findet.

Unterstützt das jeder Dateiexplorer?

DocFetcher nehme ich dazu.

Zitat

DocFetcher ist ein Open Source Desktop-Suchprogramm: Es ermöglicht die Volltext-Suche in Dateien auf dem Computer — eine Art Google für den Heimrechner.