Es ist gut, wenn Du die analoge in die digitale Welt übertragen willst, hinsichtlich Deiner Leitz-Ordner. Aber das war es auch schon. Das was wesentlich wichtiger ist, ist das sich Verabschieden des analogen Denkens. Denn während Du ehemals nur ein Dokument in einem Aktenordner und ggf. einen Vermerk in einem anderen Ordner hattest auf dieses Dokument und irgendwann durch die Vermerke die Anzahl der Ordner Deinen Schreibtisch zum Zusammenbrechen brachte, liegen jetzt alle Dokumente bspw. zu einem Haus in einem Ordner/Unterordner.
Den Schritt zur Digitalisierung bin ich schon vor Jahren gegangen. Allerdings habe ich die Struktur aus analogen Zeiten übernommen. Mich hat paperless gereizt, da hier eine automatische Sortierung versprochen wird.
Nach einigen Versuchen habe ich mich jetzt gegen paperless entschieden.
1. Paperless verarbeitet nur pdf-Dateien, heißt ich muß für alle anderen Dateiformate nochmal eine klassische Struktur beibehalten
2. doppelter Aufwand, doppelte Arbeit beim Zusammenstellen unterschiedlicher Dateiformate zb für Präsentationen oder Handouts
3. Viel zu umständliche Einstellung der paperless Parameter (ich bin Anwender, kein Programierer)
Da ich paperless in einem extra Container habe, bleibt dieser erst mal erhalten. Vielleicht schaue ich es mir doch mal an, wenn ich Daten für die Ewigkeit speichern will (Braucht man das ?)
Vielen Dank erst mal an Alle die mir durch ihre Beiträge bei meiner Entscheidung geholfen haben. 
Nachtrag: Mitarbeiteraccounts mit unterschiedlichen Rechten habe ich bereits auf dem Server.