Paperless: Benutzerdefinierte Felder zunutze machen #2

Teil 1: Link

Schritt 4.: Definieren einer Ansicht (virtuelle Akte)

Jetzt kommen wir zum Abschluss der Einrichtung. Da ich auch bei bestimmten Akten nicht ständig Filter neu setzen und sie lieber mit einem Klick erreichen möchte, erstelle ich mir zwei Ansichten (Akten).

Hierzu gehe ich diesmal in die linke Spalte auf "Dokumente" und lasse mir alle Dokumente anzeigen. Jetzt wähle ich oben bei den Filtermöglichkeiten "Benutzerdefinierte Felder" aus und ein kleines Auswahlmenü erscheint.

Nun wähle ich den Reiter "Einzelne", sofern er noch nicht aktiv ist und stelle mir den Filter zusammen. Als Feld wähle ich "Privat oder Geschäft", als Operator "ist gleich" und als Wert "Privat". Es werden nur noch private Unterlagen angezeigt.

Damit wir uns diese Filterung bewahren können, speichern wir uns diese, indem wir oben rechts auf "Ansicht" und dort auf "speichern als" gehen. Jetzt noch ein Name in ein Häkchen bei "In Seitenleiste zeigen" und fertig.

Das Gleiche wiederhole ich noch einmal für den Filter "Geschäft". Nun sollte es in der Seitenleiste unter "Gespeicherte Ansichten" so aussehen.

Im Grunde wären wir hier fertig, aber zwei Dinge würde ich noch empfehlen. Zum einen lohnt sich ein Blick in die linke Spalte im Verwaltungsbereich unter "Gespeicherte Ansichten". Dort finden wir nun unsere beiden angelegten Ansichten und können diese noch einmal etwas besser anpassen. Wenn ich bspw. Tabelle gewählt habe, ist es praktisch, wenn ich gewisse Spalten ausblende oder die Reihenfolge ändere. Das kann man einfach per Drag&Drop erledigen.

Ein kleiner netter Nebeneffekt, wenn man sich im Bereich der "Gespeicherten Ansichten" befindet, man in der Seitenleiste direkt die Reihenfolge der einzelnen Ansichten per Drag&Drop ändern kann.

Eine andere Sache, die auch sehr nerven kann, ist die Tatsache, dass wenn man sich in einer Ansicht befindet, dort noch einmal nach etwas filtert und dann ein Dokument öffnet, man immer wieder gefragt wird, ob man die geänderte Ansicht speichern möchte. Hier kann Abhilfe geschaffen werden, indem man in der linken Spalte im Administrationsbereich auf "Einstellungen" geht und unter "Gespeicherte Ansichten" das Häkchen für "Warnung anzeigen…" entfernt.

Schritt 5 Zusatz: Ein Feld nachträglich allen Dokumenten zuweisen (Batchverarbeitung)

Quote

[!attention] Warnung
Bei der folgenden Vorgehensweise, können auch bereits gesetzte Felder und auch somit ihre Werte wieder entfernt werden. Daher ist hier das Ganze mit Vorsicht zu behandeln. Nur ein Wort: Backup!!!

Nun ist es so, dass ich dieses Feld nicht jedes Mal bei meinen schon vorhandenen Dokumenten manuell hinzufügen möchte, wenn ich die auch noch zu bearbeiten habe. Wir haben ja schon festgestellt, dass ich faul bin. Daher bediene ich mich der Möglichkeit, alles in einem Rutsch zu erledigen.

Hierzu gehe ich auf Dokumente und wähle über das Auswahlmenü "Auswählen" -> "Alles auswählen" aus.

Die Möglichkeit zu filtern, ändert sich zu einer Bearbeitungsansicht, wo wir jetzt entweder Werte setzen oder Felder hinzufügen können. Hier gehen wir auf "Benutzerdefinierte Felder" und setzen einen Haken bei "Privat oder Geschäft".
Die Zahl gibt an, wie viele Dokumente schon dieses Feld haben. In meinem Fall keines.

Anschließend wähle ich noch "Anwenden" und das gewünschte Feld wird jetzt nachträglich in alle Dokumente eingetragen. Um das Feld wieder zu löschen, genügt es, den Haken wieder zu entfernen.

Auf diese Weise kann auch ohne weiteres der Speicherort/Pfad abgeändert werden, wenn einem bei den bisherigen Experimenten der ursprüngliche Speicherpfad nicht mehr gefällt.

Fazit

Auch wenn das Ganze anfänglich etwas kompliziert erscheint und für meinen Geschmack an gewissen Stellen nicht ganz intuitiv, hat man sich allerdings damit vertraut gemacht, bereichern benutzerdefinierte Felder den eigenen Workflow ungemein und helfen erheblich dabei, dem jahrelangen Chaos ein Ende zu setzen. Und es sei angemerkt, dass man das nicht ständig machen muss, denn einmal eingerichtet, erledigen sie fortan zuverlässig ihren Dienst. Die Flexibilität erlaubt es mir auch, nicht ganz so starr zu denken, dabei meiner persönlichen Struktur dennoch treu zu bleiben.

Folgendes könnte noch hilfreich sein

Weitere Beispiele für mögliche benutzerdefinierte Felder

1. Ein Von/An Feld, das die Richtung der Korrespondenz definiert.
2. Andere DMS unterscheiden nicht nur nach Dokumententyp, sondern auch nach Dokumentenart. Das wären bspw. Brief, Mail, Postkarte, Buch, Zeitschrift, Messenger, Screenshot …
3. Ein zweiter Korrespondent. Hierbei handelt sich um eine Kette. Das ist hilfreich, wenn bei einem Thema eine dritte Partei im Bunde ist. Leider gibt es in Paperless noch keine Möglichkeit ein bestehendes Feld zu klonen, sodass ein Datenstamm mehrfach verwendet werden kann.
4. Kundennummer. Bsp: Man hat bei einer Bank 2 Girokonten und möchte nicht, dass sie in einem Ordner landen. Hier könnte eine Ansicht wie folgt gefiltert werden: Filter 1 Korrespondent= Bank1, Filter 2 Kunden-/ Kontonummer
5. kreiere Dir Deine Büchersammlung, mit Autoren, ISBN usw.
6. …

Die Möglichkeiten sind vielfältig und stark an die eigenen Bedürfnisse anpassbar.

Beispiele für Speicherpfade

Auf dieser Seite haben sich einige Benutzer Gedanken gemacht, wie Speicherpfade aussehen könnten. Anhand derer kann man erkennen, wie flexibel so etwas umgesetzt werden kann.

Beispiele für die neuen storage path templates ab Version 2.13

Beispiele für die neuen storage path templates ab Version 2.13

Kleiner Tipp: es muss jetzt nicht mehr alles in einer Zeile stehen, mehrere Zeilen sind durchaus erlaubt und auch leichter lesbar. Vielleicht magst deinen Code…

forum.digitalisierung-mit-kopf.de

Dokumentation von Paperless NGX
https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#filename-format-variables

Links zu anderen Anleitungen

Paperless NGX-Reihe auf digital-cleaning.de

Paperless-ngx auf dem Raspberry Pi - erstaunlich gut - Teil 1

Bei Paperless-ngx handelt es sich um eine schlanke Dokumentenverwaltung, die sich rasch im Rahmen eines „papierlosen“ Arbeitsplatzes als ausgesprochen nützlich…

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