Paperless: Benutzerdefinierte Felder zunutze machen #1
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MyLibertad -
August 7, 2025 at 1:20 PM -
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Was sind benutzerdefinierte Felder und wofür brauche ich sie?
Wie der Name es schon sagt, sind das Felder die ein Benutzer erstellen kann, wenn ihm die vordefinierten Felder im Bearbeitungsdialog eines Dokumentes nicht ausreichen, wie bspw. ein Feld namens "Kundennummer". Wer es ganz einfach mag, dem genügen die Vorgabefelder und er benutzt überwiegend die Suchfunktion. Ich persönlich finde aus den nachfolgenden Gründen, dass benutzerdefinierte Felder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ungemein bereichern und flexibler machen.
- Ich habe mit ihnen viel mehr Filtermöglichkeiten.
- Aus Nr.1 resultierend, erlauben sie mir andere "Ansichten", die ich gerne für mein persönliches Verständnis "virtuelle Aktenordner" nenne, zu definieren.
- Mehr Gestaltungsmöglichkeiten bei der Wahl der gesteuerten Dateibenennung, die mir persönlich sehr wichtig ist, sollte ich mal ohne Paperless auf meine Dokumente zugreifen müssen.
Was ist das Ziel?
Ich habe ein Büro, über das sowohl private als auch geschäftliche Korrespondenz läuft. Beides landet in einem Briefkasten bzw. in einer Ablage. Heute ist Bürotag und der Stapel wird von oben nach unten digitalisiert, mit dem Papier (sofern nicht wichtig) wird mein tapferes Schneiderlein gefüttert, Fürsorge muss schließlich sein.
Nun liegen alle Dokumente im digitalen Postfach von Paperless, die Gescannten, wie auch die aus anderen Quellen, wie E-Mails, Messengernachrichten usw. Es ist soviel angenehmer sich mit den Inhalten auseinanderzusetzen, wenn sie sich an einem Ort befinden, anstatt über eine Vielzahl der einzelner Medien hinweg. Und auch erst an dieser Stelle, beginne ich damit, mich dem den damit verbundenen Aufgaben auseinander zu setzen.
[!note] Anmerkung
Um noch einmal Irrtümer auszuschließen, Paperless ist nur zur Verwaltung und Archivierung von Unterlagen geeignet. Man kann zwar auch Dokumente per Mail verschicken oder kleine Notizen hinzufügen, es eignet sich allerdings nicht oder noch nicht dazu, Schriftstücke aufzusetzen. Für so etwas gibt es andere Lösungen.
Jetzt geht es an die Bearbeitung der Dokumente. Für die Person, die das über zwei verschiedene Speicherpfade lösen möchte, könnte es das schon gewesen sein, ich entscheide mich allerdings den Weg mit den benutzerdefinierten Feldern zu gehen, denn ich möchte es im Nachgang etwas flexibler haben. Ein Teil meiner Aufgabe wird es nun sein, das Private vom Geschäftlichen zu trennen. Hierzu beginne ich damit, mir ein eigenes Feld zu erstellen.
Schritt 1.: Anlegen eines benutzerdefinierten Feldes
In der linken Spalte finden wir im Verwaltungsbereich "Benutzerdefinierte Felder" und klicken darauf und gehen anschließend auf "Feld hinzufügen".
![[PNGX0101.svg]]
Im neuen Fenster geben wir unserem Feld einen griffigen und für jedermann verständlichen Namen, denn das ist auch die Feldbezeichnung im Formular. Ich wähle hier "Privat". Als Datentyp nehme ich "Auswählen" und füge als Option 1. "Privat" und als Option 2. "Geschäft" ein und speichere. Wichtig, die erste Option ist auch der Standardwert im Formular.
[!note] Anmerkung
Warum ich "Auswählen" (eng. "Option") nehme und nicht "Wahrheitswert" (eng. Boolean). Beim "Wahrheitswert" habe ich nur die Möglichkeit zwischen ja/nein, richtig/falsch oder an/aus zu unterscheiden. Wenn ich aber "Auswählen" benutze, kann ich bei veränderter Situation bspw. eine zweite Firma als 3. Option hinzufügen, habe also drei Auswahlmöglichkeiten oder mehr.
Schritt 2.: Definieren eines Arbeitsablaufes
Da ich mir das Leben nicht unnötig schwer machen möchte, es sich bei dem angelegten Feld um ein Entscheidungsfeld handelt, was ich bei jedem Dokument brauche und ich es nicht jedesmal manuell hinzufügen möchte, erstelle ich mir jetzt einen Arbeitsablauf, der dieses Feld bei jedem neuen Dokument mit einfügt.
Wir schauen wieder in die linke Spalte und wählen diesmal im Verwaltungsbereich "Arbeitsabläufe" und anschließend "Arbeitsablauf hinzufügen" aus.
Im neuen Fenster vergeben wir für Arbeitsablauf einen Titel. Als Sortierreihenfolge geben wir eine 1 ein, wenn es der erste Arbeitsablauf ist.
[!important] Wichtig
Diese Sortierreihenfolge wird auch in der Gesamtverarbeitung befolgt, das heißt, man muss bei weiteren Abläufen darauf achten, dass sie sich nicht in die Quere kommen.
Als Nächstes fügen wir im gleichen Fenster einen "Auslöser" hinzu, also "wann" soll etwas passieren. Hier wähle ich als Auslösetyp "Verarbeitung gestartet" aus, denn das Feld soll in dem Moment hinzugefügt werden, wo ich mein Dokument an Paperless übergebe. Die restlichen Felder bleiben für dieses Beispiel leer.
Jetzt füge ich unter "Aktionen" eine Aktion hinzu, also "was" soll gemacht werden. Hier fällt meine Wahl bei Aktionstyp auf "Zuordnung" und bei dem Feld "Benutzerdefinierte Felder zuweisen", nehme ich das Feld, was ich mir angelegt hatte, also "Privat".
Wir speichern jetzt das Ganze und haben uns damit einen Arbeitsablauf definiert.
Von nun an wird jedem neuen Dokument das neue Feld automatisch hinzugefügt.
Schritt 3.: Speicherpfade
Eine tolle Angelegenheit ist, dass ich in Paperless NGX mir einen Speicherpfad zusammenbauen kann, wonach alle Dateien nach einem bestimmten Schema abgelegt werden. Bedauerlicherweise gibt es noch keine Möglichkeit, sich einfach einen Pfad zusammenzuklicken, man muss selbst Hand anlegen. Bei den einfachen Variablen, die auf der Dokumentationsseite von Paperless gut beschrieben sind, ist das schnell erledigt. Anders sieht es bei den benutzerdefinierten Variablen aus.
Dazu gehen wir diesmal bei der linken Spalte im Verwaltungsbereich auf "Speicherpfade" und definieren uns einen Neuen.
In meinem Fall reicht mir ein einziger Speicherpfad aus, den ich auch als "Allgemein" benenne.
Der Übersicht wegen und das ist erlaubt, setze ich jeden Ordner in eine eigene Zeile. Die letzte Zeile beschreibt den Aufbau des Dateinamens. Eine Dateiendung ist nicht erforderlich, sie wird von Paperless automatisch gesetzt.
Variante 1: Reicht, wenn das Feld immer vorhanden ist und der Wert des Feldes als Ordnername funktionieren soll.
Code
{{ custom_fields|get_cf_value('Privat') }}
/
{{ correspondent }}
/
{{ created }} - {{ title }}Variante 2: Wie in Variante 1 wird zuerst definiert zu was das Dokument zugeordnet werden soll, da wir ja ein Feld haben, was überall verwendet werden soll. Der zweite Ordner ist etwas komplizierter. Hier wird geprüft, ob 1. das Feld KdNr enthalten ist und 2. auch ein Wert gesetzt wurde. Wenn ja, soll Ordnername den Korrespondenten mit einer Kundennummer enthalten, wenn nicht, dann nur der Korrespondent.
Code
{{ custom_fields|get_cf_value('Privat') }}
/
{% if "KdNr" in custom_fields and custom_fields|get_cf_value('KdNr') %}
{{ correspondent }} - {{ custom_fields|get_cf_value('KdNr') }}
{% else %}
{{ correspondent }}
{% endif %}
/
{{ created }} - {{ title }}Variante 3: Hier wird gezeigt, wie zusätzlich noch mit Zeichen umgegangen werden kann, die nicht in der Dateibenennung erlaubt oder persönlich nicht erwünscht sind. In Paperless werden sie wie gehabt dargestellt. (Ein Backslash "\" ist hier von Paperless nicht erlaubt)
Code
{{ custom_fields|get_cf_value('Privat') }}
/
{% if "KdNr" in custom_fields and custom_fields|get_cf_value('KdNr') %}
{{ correspondent }} - {{ custom_fields|get_cf_value('KdNr')
| replace("/", "-")
| replace("*", "-")
| replace(" ", "-")
| replace("_", "-")
| replace("&", "-")
| replace(".", "-")
}}
{% else %}
{{ correspondent }}
{% endif %}
/
{{ created }} - {{ title
|replace(" ","_")
|replace(".","-")
|replace("ß","ss")
|replace("ä","ae")
|replace("ö","oe")
|replace("ü","ue")
|replace("Ä","Ae")
|replace("Ö","Oe")
|replace("Ü","Ue")
}}In den Varianten 2 und 3 sieht man, dass das Ganze sehr schnell komplex werden kann, wenn man seinen Wünschen freien Lauf lassen möchte.
[!note] Anmerkung
Zwei Dinge sind bei der Erstellung von Speicherpfaden zu beachten. Die erste Sache ist die maximal erlaubte Länge, die ein Datei- mitsamt Ordnernamen haben darf.
Die zweite Sache, sind die erlaubten Zeichen. Insbesondere bei Dokumenten die per OCR lesbar gemacht wurden, aber auch die Kreativität von Korrespondenten bspw. bei der Gestaltung von Kundennummern, kann zu unangenehmen Folgen führen. Bspw. verwendet ein Korrespondent einen Schrägstrich in seiner Kundennummer hier "1235/5226" und man verwendet diese für die Dateibenennung, landet das Dokument in einem anderen Ordner.
Weiter zu Teil 2: Link
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